Планирование: основные аспекты и принципы

Планирование

Великий китайский мудрец Конфуций говорил: «Человека, который не заглядывает далеко, ждут близкие беды».  Планирование – это и есть попытка «заглянуть далеко», но не просто заглянуть в будущее. Планирование – это способ создать желаемое будущее.

У вас есть цель (цели), которых вы хотите достигнуть. И для того, чтобы ваши цели не остались пустыми мечтами, для того, чтобы на пути к цели не встретились неожиданные и непреодолимые препятствия, вам нужен план или программа действий, которые необходимо воплотить в жизнь для того, чтобы цель была достигнута.

Помните, как в романе Д. Дефо  «Робинзон Крузо» сделал свою первую лодку и понял, что не может дотащить ее до моря: «Я был огорчен до глубины души  и  тут  только  сообразил,  как  глупо приниматься за работу, не рассчитав предварительно, сколько она  потребует времени и труда, и хватит ли сил довести ее до конца». И еще: «Первую мою лодку, как уже знает читатель,  я  сделал  таких  огромных размеров, что принужден был оставить ее на месте  постройки  как  памятник моей глупости. Он постоянно напоминал мне о  том,  что  впредь  надо  быть умнее».

И для того, чтобы не остаться с памятником своей глупости и достигнуть желаемого, необходимо знать, что любое планирование начинается с постановки целей и задач. Для того, чтобы достигнуть цели необходимо цель иметь. И ни цель вообще (хочу много денег), а цель четко определенную (если говорим про деньги – хочу 1 млн. долларов).

Следующим этапом будет составление плана (программы) действий, т.е. последовательность действий, которые необходимо совершить на пути к запланированной цели.  Для получения, в итоге, хорошего плана нужно предусмотреть вариативность действий, т.е. что вы будете делать, если на этапе реализации плана возникнут препятствия.

Теперь посмотрим внимательно какие нам потребуются ресурсы и где мы эти ресурсы будем брать.  Ресурсы – это не обязательно деньги. Это всё и все, т.е. что и кто потребуются для успешной реализации плана. Что и кто уже есть сегодня, и насколько этого достаточно для достижения цели. И где мы будем брать то, чего для успеха недостает.

А теперь необходимо определиться с тем, кто именно и непосредственно будет воплощать планы в жизнь. Помните Робинзона Крузо? Он смог самостоятельно сделать большую лодку, но не предусмотрел того, что не сможет самостоятельно спустить её к воде.  Для его плана нужны были помощники, которые помогли бы ему дотащить лодку до моря. В бизнесе это называется «команда», т.е. это люди, которые разделяют ваше желание достигнуть  цели. А для этого команда должна четко представлять эти цели и понимать свою роль в процессе реализации плана. Более того, они должны уметь делать то, что им потребуется делать.

И последним этапом планирования будет фиксация результатов планирования. План нужно изложить на бумаге (или другом носителе информации). В бизнесе составляется бизнес-план, в армии пишут приказ и т.д. Для чего нужно фиксировать результаты планирования? Очень сложно держать в голове большой объем информации. Еще сложнее контролировать реализацию плана, который хранится только в голове.

Конечно, можно уповать на свою гениальность и большой жизненный опыт, и идти своим путем. Но выработанные веками инструменты планирования не предполагают того, что все нужно делать по шаблону. Ваша индивидуальность, креативность и жизненный опыт – это основной мощный фактор успеха в  достижении планируемых результатов. Но почему не воспользоваться готовыми инструментами? Зачем изобретать велосипед?

Планирование имеет давние традиции. Правительства работают на основе бюджета, в армии штабы различного уровня (от штаба подразделения до Генерального штаба) планируют боевые действия и боевую подготовку, бизнес невозможен без стратегического и бизнес-планирования (я говорю о серьезном бизнесе).

Вот я и предлагаю рассмотреть то, как планируют в бизнесе.

Принципы планирования

1.Больше мух – меньше пчел

В основе этого правила лежит простое биологическое наблюдение. В стеклянную бутылку поместили одинаковое количество пчел и мух.  Бутылку размещают донышком к свету.  Пчелы, основываясь на своем прошлом опыте (рационалисты) начинают биться в стеклянное донышко в надежде выбраться из бутылки. Лишенные рационализма мухи, у которых преобладают адаптивные возможности, расползаются по бутылке. В конечном итоге большая часть  мух из бутылки вылетает. 

Современный подход к планированию предполагает наличие двух важных составляющих:

* рациональная, основанная на своем прошлом опыте;

* адаптивная. Эта часть характеризует способность приспосабливаться к изменяющейся и непредсказуемой окружающей обстановке.

Правильные соотношения этих частей определить невозможно. Мы все живем в динамичном и меняющемся мире. Чем более стабильна окружающая нас обстановка, тем сильнее будет роль рациональной составляющей.  И, соответственно, чем более нестабильно наше окружение, тем выше будет роль адаптивных возможностей.

Следовательно, при планировании необходимо исходить из внешнего окружения и свои планы максимально привязывать к реальной обстановке.

2. Из будущего в прошлое, а не наоборот

Планировать необходимо не из сегодняшнего дня в завтра, а из светлого завтра в сегодня.  Исходить следует из цели, а не из сегодняшнего состояния дел. Помните такую старую шутку: «Если жильцу барака дать много денег, то он построит… большой барак».  В каждой шутке есть доля истины. Планирование из сегодня предполагает масштабирование того, что есть сегодня. Планирование из будущего предполагает план масштабирования того, что будет завтра.

Представьте себе два возможных временных отрезка: на одном планирование идет из сегодня, а на втором из завтра.

Временные возможности планирования

3.Учет всех факторов, которые могут повлиять на реализацию плана

По аналогии с моделью конкурентных сил Майкла Портера можно говорить о таких основных аспектах:

*Потенциальные новички. Если какая-либо фирма планирует войти в новую отрасль, ей придется преодолеть установленные на входе в нее барьеры (крупные инвестиции, эффект масштаба) и др. Никто Вас не ждет. Ресурсы с неба не падают и если у вас станет больше, то у кого-то будет меньше. И просто так делиться с вами никто не захочет;

*Возможности покупателей отстаивать свои интересы. Потребители, обладающие информацией, становятся влиятельными покупателями. Из рекламы и других источников они быстро узнают о сложившихся на рынке ценах и различных условиях поставок, поэтому их влияние на фирму-производителя возрастает. Все ищут, где, как минимум,  дешевле;

* Возможности поставщиков диктовать свои условия. Влиятельность поставщиков во многом определяется их концентрацией в данном регионе и наличием альтернативных производителей. Кроме того, необходимо учитывать воздействие покупателя на поставщика и возможность последнего организовать самостоятельное производство комплектующих;

*Товары-субституты из других отраслей. Влияние альтернативных продуктов или субститутов  (товаров-заместителей) выпускаемых фирмой товаров. Если вы выпускаете пылесосы, то бояться нужно не только пылесосов от конкурентов. Кто-то может запустить в производство супер-веник и убедить покупателей, что он лучше вашего пылесоса;

* Возможности ведения фирмой конкурентной борьбы. Драка за покупателя, обман конкурентов — все это примеры того, что М. Портер назвал «рекламной возней». Формы конкурентной борьбы в большинстве случаев определяются рассмотренными выше четырьмя силами, а также уровнем издержек фирмы и дифференцированием ее товаров.

Бизнес-планирование

В современной экономике большинство хозяйственных (и не только хозяйственных) задач выполняется, как правило, на основе проекта или плана. Это означает, что сначала определяются конечные цели, а уже потом предпринимается попытка достичь их в соответствии с некоторыми временными, стоимостными и другими ограничениями.

Первым из аспектов планирования является увеличение масштаба хозяйственных задач, их комплексности по мере научно-технического прогресса. Сложность порождает разделение задачи на составляющие работы, на выполнение которых затрачиваются деньги, ресурсы и время. Каждая выполненная работа привносит свой вклад в решение задачи, а решение каждой задачи — в достижение целей организации. В плане концентрируются все принимаемые решения по достижению этих целей. При планировании мы пытаемся ответить на следующие вопросы:

1. Что должно быть сделано?

2. Когда это будет сделано?

3. Кто будет это делать?

4. Где это будет сделано?

5. Что необходимо для этого? и т. д.

Комплексность порождает необходимость в специализации, а поскольку каждый специалист «разговаривает на своем языке», то специализация может привести к нарушению взаимных согласованных действий (контактов). Каждый из специалистов ответственен за свою специальную область жизнедеятельности организации. Каждый имеет свою точку зрения и думает о целях и задачах организации иначе, чем другой. Поэтому должен быть найден способ общения и объединения мнений всех специалистов, чтобы скоординировать их действия. То мнение, которое имеет руководство относительно путей, методов и способов достижения целей организации, может отличаться от мнений других сотрудников на этот счет. Именно при планировании мнения различных специалистов объединяются в единое целое; посредством плана руководство может довести до исполнителя свою точку зрения на все факторы достижения целей организации.

Второй важный аспект планирования — это возрастающее значение времени. Любые продукты, услуги или идеи должны быть представлены рынку, потребителям и другим не рано или поздно, а именно в срок, т.е. своевременно.  Если предприятие собирается наладить выпуск некоторой продукции до того, как с аналогичной продукцией смогут выйти на рынок конкуренты, то оно должно уложиться в соответствующие сроки. Эти временные факторы предусматриваются в планах. Хороший план предложенный своевременно, это актуальный план имеющий хорошие шансы на его реализацию.

Третьим аспектом планирования является ограниченность ресурсов. Очень важно добиться их максимального использования. План должен быть разработан так, чтобы использование ограниченных ресурсов было оптимальным и чтобы ресурсами можно было маневрировать.

Четвертый аспект. Важную роль играют затраты, капитальные вложения и их рентабельность. Проект, в который сделаны капитальные вложения, является непродуктивным до тех пор, пока продукция не будет реализована. Поэтому, должны быть предприняты все необходимые меры для того, чтобы прибыль была получена как можно раньше. Это обстоятельство еще раз подчеркивает необходимость установления расписания решения задач и выполнения работ, и строгого соблюдения плана.

Пятый аспект. Вследствие усложнения хозяйственных задач, возрастающих издержек производства, роста цен и сложности экономической ситуации увеличивается и элемент риска в реализации целей организации. Для финансирования процессов достижения целей проекта требуется не только обоснование их реализуемости, но также и обоснованные планы, графики и расчетные оценки, в качестве доказательств, способности и возможности предприятия эффективно реализовать план, а следовательно, достичь поставленных целей. Таким образом, условием финансирования плана реализации целей организации является не просто план, а план реализуемый.

Шестой аспект. На процесс реализации плана, а следовательно, и на достижение целей организации влияют различные условия и внешнее окружение. На этот случай предусматривается оперативное вмешательство (планирование), в процессе которого следует заранее продумать возможные варианты решения для предотвращения нежелательных последствий изменившейся ситуации. Оперативное планирование является динамическим в том смысле, что в начальный план вносятся предпосылки для того, чтобы оперативно и эффективно реагировать на меняющиеся условия. Такое планирование используется для принятия решений в любой возникшей ситуации.

Следует особо подчеркнуть, что изменения плана и анализ последствий таких изменений возможны только при условии существования самого плана. В этом смысле, планируя реализацию целей организации, мы закладываем основу для контроля и управления.

Седьмой аспект. Достижение целей организации зависит от вклада каждого ее члена. Планирование обеспечивает единство целей для членов организации, повышение эффективности их работы, что ведет к росту производительности труда. Поэтому качественное планирование – это мощный рычаг для  повышения производительности труда.

И наконец, восьмым фактором, который делает планирование очень важным, является непрерывное изменение состава исполнителей, а также изменения в составе руководства. Существование плана обеспечивает преемственность в работе по реализации целей организации.

В заключение к вышесказанному об аспектах необходимости планирования следует добавить, что план выполняется только однажды. Поэтому необходимо иметь не только план, но и аргументированные и обоснованные доказательства того, что он является лучшим из всех возможных. Планирование ради плана бесполезно.

Ценность планирования и самого плана проявляется в процессе его исполнения. Прогресс в реализации плана должен быть сопоставлен с запланированными целями, относительно которых корректируются отклонения (графики, стоимости, бюджет и т. д.). Если корректировка плана не может привести его параметры в соответствие с намеченными, то такой план необходимо пересмотреть. Параметры плана (графики, ресурсы, бюджет) выдерживаются благодаря наличию управления, которое не менее (если не более) важно, чем исходный план.

Теперь, после аргументированного обоснования необходимости планирования, рассмотрим вопрос о том, что бизнес-планирование может дать для успеха организации.

Успешная деятельность организации возможна лишь при условии, что планирование в ней осуществляется целенаправленно. Однако целый ряд «руководителей», из-за излишней самоуверенности, не уделяет должного внимания разработке планов и, как следствие, появляется «волевое» управление, что приводит к авральному режиму работы и в конечном счете — к заниженному качеству результата. Цели таких руководителей, как правило, меняются каждодневно, и их способ работы ярко демонстрирует, как не должен реализовываться план.

Однако, формальное планирование может создать ряд ценных и существенных преимуществ для успеха организации.

1. Если набор работ дает решение конкретной задачи, а набор задач отражает конечные цели управленческой деятельности, то хорошо разработанные планы обеспечивают средства их достижения. Планирование связано с определением того, что, кто, когда, где, как, сколько и зачем требуется для достижения данной цели. Таким образом, оно является способом создания звена между постановкой цели и более полным планом ее реализации.

2. Планирование позволяет оценить практические возможности достижения целей. Оно является единственным способом формального прогнозирования будущих проблем и возможностей.

3. Планирование облегчает поиск лучших и более эффективных путей достижения целей организации. Это при условии, что планированием занимаются специалисты.

4. Планирование выявляет и устанавливает зоны потенциальных проблем и неожиданных последствий.

5. Планирование дает базу для оценки затрат и разработки бюджетов, календарных планов и ресурсов.

6. Планирование является основой для контроля. Чтобы контроль был эффективным, его следует тесно связать с планированием. Такая увязка является очень существенной для обеспечения эффективности процесса управления в целом. Эффективный количественный метод ее осуществления — это составление графиков, расписаний и бюджета.

7. Планирование помогает определить, какие требуются рабочие взаимодействия и взаимоотношения. Поскольку оно служит для формирования целей, то помогает создать единство общих целей внутри организации.

8. Планирование позволяет выявить непредвиденные обстоятельства, которые следует учитывать для достижения целей. Формальное планирование способствует снижению риска в процессе принятия решений.

До «рыночного» периода (в Советском Союзе) традиционно сложилась следующая система планов:

*пятилетние планы экономического и социального развития страны, региона, отрасли и предприятия (перспективное долгосрочное планирование);

*текущие (годовые) планы экономического и социального развития предприятия во исполнение пятилетних планов;

*оперативно-производственное планирование — дальнейшая детализация текущего технико-экономического планирования, причем планирование шло сверху вниз в том смысле, что все контрольные цифры «спускались» сверху.

В рыночных условиях, когда государственное, отраслевое и региональное планирование отсутствует, внутрифирменное планирование должно осуществляться очень тщательно и исключительно по усмотрению руководства предприятий, на собственный страх и риск и, на основе возможностей и субъективной оценки рынка.

В методологии управления передовыми фирмами сформирована следующая система планов:

*стратегическое планирование;

*тактическое планирование;

*текущее планирование;

*оперативное планирование.

Для каждого уровня должен быть разработан соответствующий план.

Внутрифирменное планирование стратегии, тактики и управленческой политики представляется следующим образом. Высшее, «думающее» звено в лице руководителя и его заместителей (заместителей по отдельным функциям) планирует развитие фирмы на перспективу, создавая долгосрочные программы. На этом концептуальном уровне, исходя из оценки общей экономической конъюнктуры, на максимально возможный срок (2 года и более, а при стабильной экономической ситуации и устоявшемся положении фирмы на своем рынке — и до 10 лет) планируются стратегические цели и управленческая политика в главных вопросах.

Реализация этих, относительно долгосрочных, программ передается на следующий уровень управления — заместителям, руководителям производственных подразделений и организаторам главных функций в масштабе всей фирмы (финансовой, маркетинговой, МТС, НИОКР и т. д.). На этом уровне разрабатываются краткосрочные программы реализации стратегических целей — как правило, на каждый планируемый год (годовой план экономического и социального развития предприятия). На следующем уровне — уровне исполнителей — разрабатываются планы по всем разделам, вопросам с четкими временными, объемными, ресурсными параметрами и четкими границами между участками работ, за выполнение которых отвечают различные исполнители в течение года, полугода или квартала.

Оперативный план детализирует задание исполнителям на месяц, неделю, сутки по комплексам работ.

Кроме того, планы должны детализироваться по функциям управления. Функциональный план может быть разработан на каждый комплекс задач, комплекс работ или на комплекс работ, выполняемых одним подразделением.

Как уже было сказано, хозяйственные задачи, решаемые предприятием, особенно крупным, достаточно сложны и комплексны. Наиболее приемлемой при решении сложных задач является методология проектирования систем.

Система — это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристику системы. В нашем случае система определяется как совокупность объектов, принципов или факторов, взаимосвязанных некоторым определенным образом и потому составляющих единое целое (такое, как организация или план). В системной методологии декомпозиция некоторого сложного объекта (системы) на его составляющие части является основным способом, позволяющим понять сущность объекта и познать его свойства. Осуществляя декомпозицию, необходимо учитывать взаимозависимости между компонентами.

Структуризация — главный инструмент для решения проблем при сложной работе на рациональной основе; она является предпосылкой, позволяющей сделать сложность обозримой и понятной. Изучение общей картины и исследование внутренних связей и содержания системы в присущей ей внешней среде являются обязательными для понимания любой системы. Задача структуризации сложного объекта такого, как совокупность знаний об управлении предприятием или планировании деятельности предприятия) может быть выполнена при помощи:

 *дедуктивного подхода (движения от общего к частному, сверху вниз) — расчленения и группировки частей сложного объекта, начиная с рассмотрения его как единого целого. Эта процедура часто используется в системном подходе;

 *индуктивного подхода (движения от частного к общему, снизу вверх) — сбора и композиции частей (элементов или подсистем) в соответствии с их взаимоотношениями в древовидную структуру, вершиной которой является целостный объект.

Из этого следует, что:

1. Руководство организации должно расчленить цели на подцели, задачи, отдельные работы и распределить имеющиеся ресурсы, финансы и время.

2. Работы выполняются людьми, использующими различные технологические и материальные средства. Стоимость складывается не из выполнения работ, а из использования ресурсов. Ресурсы абсорбируют стоимость в соответствии с тем, как за них платят. Люди и некоторые механизмы имеют цену за период времени, другие ресурсы обычно имеют цену за единицу качества.

3. Руководство организации принимает основные решения относительно того, каким образом лучше достичь целей организации, используя имеющиеся ресурсы и возможности, и руководят другими людьми, принимающими менее важные решения.

4. Многие работы выполняются параллельно. Но они не могут параллельно использовать одни и те же ресурсы (деньги): их можно потратить только один раз. Поэтому руководители организаций планируют работы, назначают людей для их выполнения и следят за выполнением. План или программа показывает, в какой последовательности должны выполняться все работы, а бюджет или прогноз стоимости является перечнем работ с ожидаемой стоимостью каждой из них и суммами этих стоимостей.

Таким образом, для успешного решения стоящих перед организацией задач и достижения ее целей необходимо с помощью методов управления правильно спланировать работу людей. Планирование реализации целей организации означает определение и представление (в виде графиков, таблиц) всех мер, работ, необходимых для достижения целей:

*последовательности всех работ во времени и пространстве;

*взаимосвязи этих работ.

Ранее было упомянуто, что на выполнение каждой из работ затрачиваются средства, деньги и время, и каждая работа вносит свой вклад в достижение целей организации.

План затрат средств и времени, включающий большое количество работ и стоимостных оценок, является системой. Поэтому к процессу планирования и анализу самого плана можно применить методологию системного проектирования.

План разрабатывается для реализации определенной потребности (в достижении целей организации). Чтобы удовлетворить ее, процесс планирования с применением системной методологии должен содержать следующие этапы:

1) анализ потребностей в планировании и планах;

2) формулирование задач планирования;

3) формулирование критериев планирования;

4) выработку альтернатив;

5) проверку физической реализуемости плана;

6) проверку экономической реализуемости плана;

7) проверку финансовой реализуемости плана;

8) оптимизацию плана, оценку и выбор наилучшего решения;

9) реализацию этих решений;

10) использование обратной связи и управление.

Таким образом, в научно-методологическом плане системный подход следует рассматривать как серию логически взаимосвязанных шагов, с помощью которых можно использовать многочисленные методы и способы планирования реализации целей организации.

Процесс конечно не простой, но совершенно необходимый. Бизнес-планирование – это глубокое продумывание и системный подход к реализации своих целей. И правила планирования –это только инструменты для эффективного решения стоящих перед вами задач.

 

Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Навигация

Предыдущая статья: ←

Если смотришь в книгу и видишь фигу, значит, заначку уже кто-то стырил...
Рейтинг@Mail.ru